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Lotus Notes vor Missbrauch schützen

An sich ist Lotus Notes ein „simples“ Programm – nicht von seiner Komplexität her, aber von der Art seiner Anwendungen. Es ist dafür konzipiert, möglichst viele alltägliche Prozesse bei der Büro- und Verwaltungsarbeit zu erleichtern und zu digitalisieren. Das reicht von der E-Mail-Verwaltung über Terminplanung bis hin zu Kalenderfunktionen und internem Messaging. Da Lotus Notes in Firmen jedoch häufig und von vielen Leuten benutzt wird, kann es immer wieder zu Missbrauch kommen – durchaus auch gewolltem. Denn viele der Dokumente, die über Lotus Notes verwaltet werden, sollen nicht immer für alle zugänglich sein.

Entsprechend müssen sich alle betroffenen Mitarbeiter bewusst sein, dass bei der Arbeit mit Lotus Notes Sorgfalt an den Tag zu legen ist. Passwörter müssen verantwortungsvoll gehandhabt werden und dürfen nicht unbefegt weitergegeben oder unachtsam abgelegt bzw. gespeichert werden. Dasselbe gilt für Informationen über Lotus Notes und das IT-System. Diese Infos sollten nach Möglichkeit nicht unbedarft übermittelt werden, um die angelegten Datenbanken optimal zu schützen. Schon mit einigen menschlichen Fehlern kann es dazu kommen, dass brisante Daten aus Lotus Notes dorthin gelangen, wo sie nicht hingelagen sollen, ob nun beabsichtigt oder unbeabsichtigt.

Eine große Verantwortung liegt hier auch bei den IT-Administratoren sowie den programmierbefähigten und -befugten Personen. Sie haben bei der Konfiguration der Lotus Notes Server verantwortungsbewusst zu handeln und müssen Fehlkonfigurationen vermeiden. Selbiges gilt für den Browser-Zugriff auf Lotus Notes, der ebenfalls einwandfrei konfiguriert sein muss.

Fehler durch Nachlässigkeit sind zwar ärgerlich, bei entsprechender Vorsicht aber zu vermeiden. Schwieriger sieht dieses bei Schäden aus, die durch vorsätzliche Handlungen unter Lotus Notes hervorgerufen wurden. Wenn hier manipuliert wurde, wird das nicht jedem Mitarbeiter auffallen können – gefragt sind hier wiederum die IT-Spezialisten. Diese müssen dafür sorgen, dass die Leitungen stets sicher sind und E-Mails nicht von Unbefugten gelesen werden können. Sollte es zum Verlust etwa mobiler Geräte kommen, müssen die Admins das System umgehend umstellen.
Suchbegriffe: CRM, GEDYS, GEDYS Intraware, GEDYS-Intraware, IntraWare

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Bewertung: 4.50 / 5 (2 Stimmen)
Autor: Elke Lohre
Datum: 05.11.2008
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