 Die meisten Geschäftsführer kleinerer und mittelständischer Betriebe wissen nicht, welchen Vorteil ihnen ein modernes EDV Verwaltungssystem bringen kann. Vor allem Handwerker sind oft schwer davon zu überzeugen, dass sich der Alltag im Büro effizienter darstellen ließe. Obwohl die meisten Softwarehersteller eine Demoversion ihres Programms zur Verfügung stellen. Aus diesem Grund könnten alle Geschäftsführer die Erkenntnis gewinnen wie produktiv so ein Programm ist. Dieser Artikel erörtert den grundsätzlichen Vorteil von ERP-Systeme für Geschäftsleute, dessen Jahresumschläge im sechstelligen Bereich liegen. Die Grundfunktionalität eines ERP-Systems liefert die Datenbank. Dadurch sind nicht nur Standardaufgaben, wie die Serienbrieferstellung oder die Verwaltung der Kundendaten machbar. Vor allem erleichtert die Ableitung von Dokumenten die Büroarbeit beträchtlich. Dabei bietet sich die Möglichkeit ein Angebot anzufertigen, wobei nach Erledigung der Arbeiten das Ursprungsdokument in eine Schlussrechnung konvertiert werden kann. Diese Funktionalität ist auch mit anderen Formularen umsetzbar. viele ERP-Programme erlauben die Bestimmung von eigenen Dokumentenarten. Ebendiese bieten wiederum die Option in alle anderen Formulartypen umgewandelt zu werden. Die Möglichkeit Waren und Dienstleistungen in das System zu importieren ist ebenso eine Möglichkeit der Zeitersparnis im Büroalltag. Jeder Artikel muss nicht mehrmals in die Datenbank eingepflegt werden, und kann in Folge bei weiteren Belegerstellungen verwendet werden. Außerdem ist es möglich Artikel bzw. Leistungen durch die Angabe von Preisbasen im Vorfeld festzusetzen. Es versteht sich von selbst, dass die Preisbasis während der Generierung des Dokuments individuell eingestellt werden kann. Das zur Verdeutlichung, dass es auch möglich ist solche Prozesse zu optimieren. Im Übrigen gewährt eine Projektverwaltung bzw. Historie einen Ausblick über aktuelle Aufträge und alle erzeugten Dokumente.
Die Bereitstellung der üblichen Schnittstellen ist zudem ein wichtiges Key-Feature. Datenschnittstellen bieten die Möglichkeit, Daten verschiedener Datenverarbeitungssysteme miteinander zu bearbeiten.
Datanorm hat sich als Standardverfahren bewährt für den Austausch von Artikel-Listen zwischen Großhändler und den Verkäufern. Daten, welche mit Datanorm übermittelt werden können sind beispielsweise: Vorlaufdaten, Kupfer-Zuschläge, Zu- und Abschläge, Arbeitszeiten, Mehrwertsteuer, Leistungen und Preisdaten. Datanorm-Online eröffnet die Möglichkeit, dass in Echtzeit Artikeldaten synchronisiert werden können.
Durch die UGS/UGL Schnittstelle ist es möglich, die Bestellung vorzunehmen. Dies ist abhängig davon, dass der Distributor die Schnittstelle bereitstellt.
Neben den erwähnten Schnittstellen gibt es zum Beispiel noch die Datenschnittstellen: Mareon, TOMTOM Works und SHK Connect.
Warenwirtschaftssysteme stellen auch spezifische Bausteine an, um für das jeweilige Gewerk den Verwaltungsaufwand zu optimieren. So können beispielsweise Elektrobetriebe den aktuellen Kupferpreis hinterlegen, damit Artikel mit Kupferanteil exakt brechnet werden können.
Auftragsverwaltungssoftware für kleinere Betriebe erfordern einen höheren monetären Aufwand als Office-Produkte. Dessen ungeachtet ist das Potential der Effizienzsteigerung erheblich, weswegen sich der Erwerb eines Verwaltungsprogramms schnell rechnen kann. |
